Una mudanza, un incendio, una herencia, una desorganización, una inundación… Pueden darse mil y una situaciones en las que no encuentres la escritura. En estos casos, ¿qué se puede hacer? Todas las notarías tienen una importante función: el archivo.

Las escrituras, actas y pólizas originales que se firman por los otorgantes en las notarías, se quedan en esas notarías. El notario al cargo de la notaría expide copias que las reproducen, tantas como soliciten los interesados. Los originales se encuadernan y esos tomos, que forman el protocolo, se guardan en todas las notarías veinticinco años. A partir de ese momento, hay notarías de distrito que conservan las de las notarías de la zona hasta los cien años. Y a partir de esa fecha, los tomos se remiten a los archivos históricos que tengan los Colegios notariales o archivos autonómicos.

Además, las nuevas tecnologías han permitido agilizar todo este proceso. Hoy en día todas las escrituras, actas notariales o pólizas intervenidas, constan en formatos electrónicos, por lo que la solicitud de copias puede hacerse telemáticamente de una notaría a otra de forma mucho más rápida.